מהי דיאגרמת זרימת עבודה?

משמעות

רבים מתהליכי העבודה יכולים להיות מסובכים ומורכבים, ולכן חשוב להציג באופן ויזואלי את האופן שבו המשימות נעשות על מנת לשפר את הבנת העובדים ולהגביר את היעילות. דיאגרמות זרימת העבודה מציינות בבירור מי אחראי לכל שלב, מה המסמכים הדרושים לו, מה המשאבים ואת כמות הזמן הדרוש בכל שלב (ראה סימוכין 2). לדעת את התפקידים של העובדים ואת הדרישות של ייצור לניהול המשאבים מאפשר הגדרה קלה של חולשות והקלת צווארי בקבוק. אלה הם היבטים של זרימת עבודה כי להפריע להאט את מחזור המחזור הכולל של התהליך.

הטבות

לדברי אוניברסיטת קליפורניה ב Irvine, היתרונות של תרשימי זרימה כוללים "הבנה, ידע, תקשורת, ניתוח יעיל ותיעוד הנכון." ויזואלי המייצג את זרימת העבודה מאפשר לעובדים לא רק כדי להבין טוב יותר את תפקידם, אלא גם את התפקיד של עובדים אחרים, אשר מגדילה את האחריות. יצירת דיאגרמה מוצלחת מגדילה את הידע במקום העבודה בשל המחקר הדרוש ואיסוף הנתונים. התקשורת גם משפר כאשר העובדים יש הבנה טובה יותר של זרימת עבודה (ראה התייחסות 3).

סוגים

כדי לייצג חזותית את זרימת העבודה של הארגון, יש צורות של דיאגרמות ספציפיות המתאימות סוגים שונים של פעילויות: אליפסות, מלבנים, יהלומים ומעגלים. מראה סגלגל שבו זרימת העבודה מתחילה ואיפה היא מסתיימת. המלבנים מייצגים כל תהליך הכרחי, פעילות או ניתוח הפעילות. יהלומים אומר תהליך קבלת ההחלטות, אשר בדרך כלל התוצאות בשני כיוונים של זרימת עבודה. רוב היהלומים משקפים החלטה "כן" או "לא" שיש לעשות: אם ההחלטה היא חיובית, זרימת העבודה ממשיכה בדרך המיועדת; אם התשובה היא לא, זרימת העבודה אולי צריך לעבור דרך אחרת כדי לפתור את הבעיה. לכן, ככל שיהיו יותר יהלומים, כך מורכבת יותר תזרים העבודה יהיה לייצג אותו חזותית. המעגלים מייצגים את המחברים מפעילות אחת לאחרת.

יישום

למרות עיצוב דיאגרמת זרימת עבודה יכול להיות תהליך רב זמן רב, יישום זה הוא החלק הקשה. התרשים אינו ממוקם רק במקום העבודה והוא צפוי לספק את היתרונות הצפויים; רובם צריכים להיות קשורים לתיאוריה של שיפור זרימת עבודה כגון ייצור רזה, Six Sigma או ניהול איכות כוללת (ראה התייחסות 1).

שיקולים

דיאגרמות זרימת עבודה קשורות קשר הדוק למונחים אחרים המשמשים לאופטימיזציה במקום העבודה, כגון תכנון תהליכים עסקיים ובקרת זרימה. תהליך, או תהליך מיפוי, הוא מושג דומה מאוד דיאגרמות זרימת עבודה זרימת עבודה. תהליך עבודה הוא יותר מאשר זרימת עבודה ספציפית, תוך התמקדות רבה יותר בתשומות ובתפוקות, במקום בהעברת נתונים, מסמכים ואחריות משימות. ארגון יכול להיות תהליכים רבים בתוך העבודה שלה. למרות ששניהם קשורים זה לזה, תכנון עסקי מתמקד יותר במטרות ארוכות טווח ולא בשיפור זרימת העבודה הנוכחית. מנהלים המעוניינים בקרת זרימה במיוחד מבקשים לשפר את בקרת המלאי.