מה הם הפונקציות של תוכנת הנהלת חשבונות?

בטיחות

תוכנת הנהלת חשבונות מציעה לסוחרים אבטחה טובה יותר למידע פיננסי. הבקרים או מנהלי החשבונות יכולים לתכנת את התוכנה כדי להגביל את מספר המשתמשים או המחלקות המסוגלים לגשת למידע. סביבות בטוחות מבטיחות למנהלים ולעובדים שאינם מסוגלים לתמרן את המידע הכספי של החברה. סוחרים רשאים גם לאסור על פרסום מידע לא רשמי לבעלי מניות חיצוניים.

ביקורת רשומה

רישום ביקורת הוא תיעוד מפורט של כמה מידע פיננסי זורם דרך מחלקת החשבונאות של החברה. תוכנת החשבונאות מייצרת תיעוד אלקטרוני של כל משתמש שניגש למידע שבספר החשבונאי של החברה. בקרי ומנהלי חשבונות יכולים לסקור את יומן הביקורת כדי לקבוע איזה עובד מטפל במידע מסוים. גם רואי החשבון משתמשים ברשומה זו כדי לקבוע כיצד הוכנסו שגיאות. רשומות ביקורת הן כלי חשוב לבדיקה ותיקון של מידע שגוי.

דוחות

דוחות כספיים ודוחות כספיים מהווים יתרון משמעותי של תוכנות חשבונאיות. בעלי עסקים ומנהלי חשבונות יוצרים דוחות או דוחות כספיים בלחיצת כפתור. זה חוסך כמות עצומה של זמן לעומת טיפול מדריכים או ספרי חשבונות פיזית כדי ליצור דוחות כספיים. תוכנת הנהלת חשבונות גם מאפשרת למשתמשים להתאים דוחות או הצהרות למטרות שונות. בעלים ומנהלים של חשבונאות ניתן ליצור קבוצת דוחות או הצהרות לשימוש פנימי וקבוצה אחרת לשימוש חיצוני.

דיוק

תוכנת הנהלת חשבונות משפרת לעתים קרובות את דיוק המידע של החברה. הממוצעים או האלגוריתמים בתוכנה מבטיחים שהרשומות החוץ-מאזניות לא הוזנו בספר החשבונות. התוכנה יכולה גם לספק לבעלי או למנהל עם דו"ח חריג המפרט את השגיאות של עסקאות פיננסיות, המאפשר להם לתקן שגיאות ביעילות ולא לבזבז זמן מחפש אותם.