כיצד לעצב את מערכת בקרת המסמכים
מערכות בקרת מסמכים משמשות למעקב ולבקרה של תיקונים אליהם וניתן למצוא אותן במגוון רחב של יישומים, כולל תוכנה וחקיקה. העיצוב של מערכת בקרת מסמכים תלוי בסוג המסמך המטופל ובפונקציות הבקרה הרצויות. הבחירה של אפשרות אחסון וסוג של ממשק משתמש הם גם חלק מתהליך התכנון עבור מערכת בקרת מסמכים.
קבע את סוג המסמכים שהמערכת תטפל בהם. זהו חלק מרכזי של המערכת של מערכת בקרת מסמך העיצוב שלך. להעריך מה תהיה מערכת בקרת מסמכים, מעבד תמלילים, קובץ קוד מקור במחשב, קובץ HTML או סוג אחר של קובץ. תחשוב על סוג המסמך שאתה צריך לשלוט ואם אתה גם דורשים יותר מסוג אחד של מסמך. לדוגמה, מערכת בקרת מסמכים משפטית עשויה לדרוש טיפול במסמכי Word, קובצי PDF, קובצי תמונות, גיליונות אלקטרוניים של Excel וסוגים אחרים של מסמכים.
תוכנית איך משתמשים לגשת למערכת בקרת המסמכים שלך ואיזה סוג של ממשק המשתמש נחוץ. כמה מערכות בקרת מסמכים לעבוד כמו תוכניות עצמאיות עם ממשק המשתמש הגרפי שלהם, בעוד שאחרים לגשת כחלק מתוכנית אחרת, כגון מודול Word. ייתכן שתרצה לקבל מערכת נגישה באמצעות האינטרנט באמצעות ממשק הדפדפן. לאחר שתחליט על סוג של ממשק משתמש, תוכל לעצב את פרטי העיצוב של הממשק. ממשק המשתמש יכול לכלול מסך כניסה, כך שהמערכת יכולה לזהות איזה משתמש ביצע שינויים במסמך.
בחר מערכת אחסון. מערכת האחסון שלך תשלוט בעיצוב התוכנה שתנהל את האחסון והאחזור בפועל של מסמכים. מערכת האחסון שלך יכולה להיות פשוטה כמו כונן קשיח מקומי, או מורכבת כמו מערכת אחסון ענן, אשר הגישה דרך האינטרנט. עליך לתכנן את קיבולת האחסון בהתאם לסוג המסמך ומספר המסמכים שיש לשלוט בהם.
לקבוע אילו מאפייני שליטה שאתה צריך. רוב מערכות בקרת מסמכים כוללות פונקציות בסיסיות, כגון פלט קלט, כמו גם הגרסה וההשוואה של גרסאות. פונקציות הבקרה המתקדמות ביותר יכולות לכלול את הזיהוי של קבוצת מסמכים שמתקיימת יחד כערכה, לדוגמה, גרסה מסוימת של אוסף תוכנה המחייבת אישור של הצ'ק-אין, רמות רבות של הרשאות וכו '. הפונקציות הפנימיות צריכות להילקח בחשבון גם בתכנון שלך, כגון אחסון של גרסאות של גרסאות שלמות או רק של שינויים בין גרסאות על מנת להשתמש בגירסה מקוונת של מסד הנתונים עם העדכונים החלים על מנת להגיע אל הגרסה הנוכחית. ברגע שיש לך את ממשק המשתמש שלך ותכונות הבקרה תוכנן, אתה תהיה מוכן להתחיל לבנות את מערכת בקרת מסמכים.
