חשבונאות ותוכנה פיננסית

סוגים

ישנם סוגים רבים של חשבונאות תוכנה פיננסית זמין, כגון גיליונות אלקטרוניים, חשבונות חשבונות לתשלום, תוכניות החיוב ותוכניות מיוחדות עבור תקציבים וניהול עלויות. לכל סוג של תוכנה פיננסית יש מטרה וחברות רבות יש יותר מתוכנית אחת כדי לעבד ולנתח את הנתונים. שילוב של תוכנות משולבות, כגון QuickBooks, עם תוכנית גיליון אלקטרוני נפוץ בחברות רבות.יש גם תוכנה עבור תעשיות ספציפיות, כגון בנייה, חברות ללא כוונת רווח או חברות ייצור. סוגים אלה של תוכניות מוגדרים מראש עם משימות ספציפיות שעשויות להיות שונות ממגזר אחד למשנהו. לדוגמה, תוכנית קמעונאית עשויה לכלול קיבולת ברקוד, מכירות, ומודולים מלאי ספציפי לאותו ענף.

הטבות

תוכנה חשבונאית ופיננסית מציעה יתרונות רבים על פני מערכת חשבונאית ידנית, כגון מהירות ודיוק. מחשבים מאפשרים עיבוד במהירויות שאינן קיימות עם מערכת העיפרון ואת כרית. אתה יכול להזין את הנתונים פעם אחת במערכת אלה יהיו מלוקט לתוך דוחות בלחיצת כפתור. כל החישובים נעשים על ידי מערכת, ממזער שגיאות ובלבול. יתרון נוסף של חשבונאות ממוחשבת היא כי תהליכים רבים מבוצעים בו זמנית. לדוגמה, על ידי תשלום החשבונות, אתה יכול להדפיס את ההמחאות ואת ההוצאות חשבון באותו זמן מבלי לבדוק את כתבי העת או לכתוב את ההמחאות באופן ידני. את היעילות של השימוש בתוכנות הנהלת חשבונות לא יכול להיות מותאם על ידי מערכת ידנית.

תוכניות מקוונות

ספקי תוכנה מסוימים מציעים חשבונאות מקוונת, מס צרכים פיננסיים אחרים. התוכנה שוכנת על השרת של ספק וניתן לגשת על ידי רואי חשבון ואנשי כספים מכל מקום, בכל עת. הנתונים העסקיים יכולים להיות מאוחסנים באותו מקום כמו התוכנית או את המיקום של החברה, בהתאם לתצורה המקוונת. זה ידוע גם בשם "מחשוב ענן".

אחד היתרונות של חשבונאות מקוונת היא כי חברות לא צריך לעדכן את החומרה שלהם כדי להתאים לכל תוכנית. אם לעסק קטן יש מחשבים לא אמינים, "מחשוב ענן" הוא אידיאלי.

תפיסות מוטעות

חסרון אחד עבור עסקים קטנים הוא הרעיון כי על ידי רכישת תוכנית חשבונאית, הם לא יצטרכו לשכור רואה חשבון או ידע חשבונאי מאז כל הבעיות יפתרו על ידי המערכת. זה לא נכון. תוכניות חשבונאיות ופיננסיות הן כלי עבודה, לא עובדי פלא. זה עדיין צריך לדעת את היסודות של חשבונאות כדי להזין את הנתונים במערכת כראוי. האמרה "זבל, זבל החוצה" חל על חשבונאות ממוחשבת. פעמים רבות עסקים קטנים לשכור רואי חשבון ציבוריים ואנשי מקצוע אחרים כדי להקים את המערכות שלהם, כך שהם מתחילים על המסלול הנכון. משתמשים בתוכנות הנהלת חשבונות צריכים להיות מאומנים במערכת כדי להזין את הנתונים במקום הנכון ולדעת כיצד לחלץ דוחות ולבצע את כל הפונקציות המוצעות על ידי התוכנה.

שיקולים

תאימות חשוב כאשר מסתכלים על תוכנת הנהלת חשבונות. חברה הרוכשת תוכנת מלאי תרצה שהתוכנה תעבוד באופן מושלם עם כל מערכת חשבונאית שוטפת. התוכניות חייבות להיות תואמות להחלפת מידע ולהיות יעילות.

שיקול נוסף בסקירה של תוכניות פיננסיות היא לבחור אחד כי הוא מאוד פופולרי, כי נעשה שימוש על ידי חברות רבות. זהו יתרון בחיפוש אחר עובדים פוטנציאליים בעלי ניסיון בתוכנה.