כיצד להשתמש ב- Excel כדי לשלוט על נוכחות במעונות יום

צור את התבנית

שלב 1

פתח חוברת עבודה חדשה של Excel עם 13 גליונות עבודה. תוכל להוסיף גיליונות אלקטרוניים על ידי לחיצה על הכרטיסיות שבתחתית הדף. כל אחד חייב לייצג חודש, עם הגיליון האחרון המשמש טבלאות שנתית.

שלב 2

שלב את התאים מ C1 ל AI1. הזן את שם החודש, ולאחר מכן את השנה בתא המשולב. מרכז את הטקסט, להגדיל את גודל האותיות מודגש אותיות כדי להפוך את הכותרת גלוי. הוסף צבע ואלמנטים עיצוביים אחרים שיתאימו להעדפותיך.

שלב 3

כתוב את הכותרת "שם משפחה" בשדה A2 ו"שם "בשדה B2. הפוך את הטקסט להתבלט על ידי הפיכת האותיות מודגש להגדיל את גודל הטקסט.

שלב 4

הוספת עמודה סופית בסוף AJ1 התא כדי באופן אוטומטי tabulate את מספר היעדרויות בחודש. עמודה זו תשתמש בפורמט המותנה כדי לקבוע את מספר הימים שכל ילד נעדר.

שלב 5

הזן את התאריכים של החודש בעמודות בין C2 ו- AI2. החל הצללה לחגים וסופי שבוע, כאשר לא תוכל לקחת רשומות נוכחות.

שלב 6

כתוב את השם הפרטי ושם המשפחה של כל שורה בשורות מתחת לכותרות העמודות המתאימות. מיין את המידע לפי שם משפחה, מחלקה או שילוב של שניהם.

שלב 7

העתק והדבק תבנית זו לתוך 12 גליונות העבודה. עם זאת, עליך להתאים אישית את המידע בכל אחד מהם על ידי שינוי הכותרת לחודש הנכון ועדכון התאריכים כדי לייצג את מספר הימים הנכון בחודש.

שלב 8

צור קוד כדי להשלים את רשומת הנוכחות. אולי, "P" בהווה ו "A" להיעדר.

שלב 9

הוסף נוסחה בעמודה החודשית כדי לעדכן באופן אוטומטי את מספר ההיעדרויות של כל ילד בחודש. אם אתה משתמש ב- "A" עבור נפקדים, הנוסחה לילד הראשון היא: COUNTIF ($ C3: $ CAI3, "A"). הנוסחה המעורבת של תאים ניתן להעתיק ולהדביק לתוך כל שורה של העמודה.

הנוסחה לעיל מניחה כי C3 הוא הערך הראשון של החודש עבור הילד הראשון שמופיע בגיליון האלקטרוני. שנה את הנוסחה לפי הצורך, כך שהשדות שנבחרו כוללים את טווח התאריכים המלא של החודש.

שלב 10

העתק את הנוסחאות בכל אחת מ -12 גליונות העבודה. בדוק את הנוסחאות שוב כדי לוודא שהם נכונים.

שלב 11

העתק והדבק את השמות ואת שמות המשפחה של הילדים בגיליון האחרון אם אתה רוצה לבלות את מספר ההיעדרויות במהלך השנה. הקפד לכלול את הכותרות המתאימות, לפי הצורך.

לוח שנה של סכום השנה

שלב 1

יצירת נוסחה כדי tabulate את מספר ההיעדרויות עבור כל ילד במעון. כדי ליצור את זה, לכתוב "סכום = (" בשדה השנה עד כה עבור הילד הראשון ברשימה.

שלב 2

לחץ על הגיליון האלקטרוני הראשון ועל סך הכל עבור הילד הראשון ברשימה.

שלב 3

החזק את המקש "Shift" במקלדת ולחץ על סוף החודש בגיליון האלקטרוני. לחץ על הסכום החודשי עבור הילד הראשון ברשימה ולחץ על "Enter". הנוסחה תיראה דומה, "סכום = (" ינואר: דצמבר "AI3)."

שלב 4

העתק והדבק את הנוסחה בעמודה של השנה עד תאריך כל ילד ברשימה.