כיצד לכתוב דוא"ל מקצועי

אימייל הוא דרך נפוצה ונוחה לתקשר עם עסקים, עמיתים, עובדים, מעסיקים, מורים ואחרים הדורשים תקשורת רשמית. השגיאה הקטנה ביותר יכולה לתת רושם שלילי. ישנן מספר דרכים שבהן תוכל לשפר ולשפר את התג שלך בדוא"ל.

מכיוון שהודעות דוא"ל מוקצות באופן אוטומטי לתאריך ולשעה, אינך צריך להזין את המידע הזה, אלא אם כן תרצה בכך.

התחל את הדוא"ל עם ברכה. כפי שאתה מנסה לעשות גישה מקצועית, לחשוב על זה כמו כשאתה כותב מכתב. לעשות את זה פשוט עם שלום "שלום". אם אתה יודע למי אתה כותב, עדיף להשתמש בצורה מקצועית של שם הנמען (למשל, מר, גברת, מורה או ד"ר).

לכו ישר לנקודה. הפסקה הראשונה צריכה להתמודד עם מי אתה ומדוע אתה כותב את הדוא"ל.

אל תסתובבי בסבך. הפסקה השנייה צריכה להכיל את המידע שאתה מציע או את הבקשה שאתה מבצע. המדינה מה שאתה רוצה ואחריו המצב הזה.

אם יש קובץ מצורף, ציין אותו בדוא"ל כך שהנמען יודע שיש לחפש ולפתוח קבצים. בנוסף, הוא קורא את הקבצים המצורפים כראוי, כך שמקבל הדואר יודע איזה קבצים המצורפת היא פשוט על ידי רואה את השם.

לספק תפילה הסגירה. התחל על ידי תודה על המקבל על הזמן שלהם. באדיבות תמיד חשוב, לא משנה כמה קצר הדוא"ל. זה כולל משפט מעקב מדויק כמו "אני אתקשר אליך שוב עם מידע נוסף" או "אני מצפה לשמוע את הרעיונות שלך". אם נדרשת תגובה, הקפד להציב את המידע בהודעה.

בחשבון האימייל המקצועי שלך, עליך להגדיר חתימה. פעולה זו תתווסף באופן אוטומטי בתחתית האימייל. עליך לכלול את שמך המקצועי המלא, את תפקידך ואת פרטי הקשר שלך. בהתאם למדיניות, ייתכן שתרצה לכלול קישור לאתר האינטרנט של החברה או לדפי הרשת החברתית שלך.

המועצה

השתמש CCs ו CCOS בעת הצורך עם כתובת הדוא"ל שלך באזור "T".

קרא את האימייל לחלוטין לפני לחיצה על כפתור "שלח". בדוק איות ודקדוק לפני השליחה.

הוסף את הקבצים המצורפים כפי שאתה מזכיר אותם בדואר. פעולה זו תמנע ממך לשלוח את הדוא"ל מבלי לצרף את הקבצים.

השתמש המרווח הנכון פסקאות כדי להפוך את הדוא"ל נראה ברור. במחשב, פסקאות קצרות יותר תמיד טובות יותר.

אזהרות

אל תכלול כל צבע או אותיות מטורפות. שמור את המקור ברור ופשוט ככל האפשר.

אם אתה שולח את אותו דוא"ל למספר אנשים, אל תשאיר את כתובת הנמען גלוי בתיבה עותק. השתמש בעותק מוסתר או פונקציה התכתבות דוא"ל כדי להגן על הפרטיות של אנשי הקשר שלך.