כיצד לכתוב תביעה יעילה דוא"ל

שלב 1

מצא את האדם הטוב ביותר לטפל בתלונתך. לדוגמה, אם יש לך תלונה על חברה, התקשר או בקר באתר כדי למצוא את כתובת הדוא"ל של תלונות של לקוחות. אם תשלח הודעת אימייל לכתובת שגויה, תוכל להתעלם ממנה.

שלב 2

בדוק את הטופס המתאים לתביעה שלך. ארגונים גדולים יבקשו ממך למלא טופס תלונה או שהם יבקשו ממך סוגים מסוימים של תיעוד לתמוך בתביעה שלך. תוכל למצוא מידע זה על ידי עיון באתר האינטרנט של הארגון או על ידי התקשרות למספר הטלפון המופיע בדף זה. על ידי ביצוע ההליכים הנכונים, יהיה קל יותר לארגון לקרוא ולטפל בתלונתך.

שלב 3

ציין את הסיבה לתביעה שלך בדוא"ל. זה צריך להיות במשפט הראשון או השני של הדוא"ל שלך כדי לקבל את תשומת הלב של הקורא. אם אתה לוקח יותר מדי זמן כדי להגיע לנקודה, האדם עשוי להתחיל להניח או לשער כי הדוא"ל הוא לא מאוד חשוב.

שלב 4

הסבר ותומך בתלונה שלך. להיות ספציפי לדוגמה, אם אתה לא מרוצה מוצר של חברה, לציין בדיוק מה היה בסדר עם זה.

שלב 5

צרף תמונות רלוונטיות, קבלות ומידע תמיכה אחר בדוא"ל שלך. רשום הערה בפסקה שבה אתה מסביר את הטענה שלך, וציין כי המידע הנוסף המצורף.

שלב 6

פרטים פתרון שוב, להיות ספציפי לגבי מה צריך להיעשות. לדוגמה, בקש החזר או החלפה של מוצר פגום. הצבעה על הפתרון הרצוי יסייע לפתור את הבעיה בקלות רבה יותר.

שלב 7

בקש תשובה כלול את שמך, את כתובת הדואר שלך ואת מספר הטלפון בסוף הדוא"ל שלך כדי להקל עליך ליצור איתך קשר. בקשה לתשובה מראה כי אתה לוקח את התביעה ברצינות, במיוחד אם אתה מבקש את זה בתוך פרק זמן מסוים.

שלב 8

בדוק את הדוא"ל שלך לפני שליחתו כדי לוודא שהוא תמציתי, מדויק וללא שגיאות איות ודקדוק. הודעות תלונות בדואר אלקטרוני עם שגיאות נראות לא מקצועיות, ואילו הפורמט הנכון ודואר אלקטרוני יעזרו לתלונתך להתייחס ברצינות.