כיצד ליצור מכתב חשבונית

שלב 1

כתוב את כותרת המכתב שלך באותו אופן כמו מכתב רגיל. הזן את התאריך בראש, ולאחר מכן להשאיר כמה שורות ריקות לכתוב את כתובת המקלט המלא.

שלב 2

השאירו שורה נוספת וכתבו "Re:" (ראשי תיבות של "ביחס") והסיבה למכתבכם. זה יכול להיות "בקשת תשלום", "משלוח חשבונית" או פשוט את מספר החשבונית.

שלב 3

כלול תפילת ברכה, אם יש לך שם איש קשר מסוים בחברה. לדוגמה, "מר תומפסון היקר".

שלב 4

הרחב את הסיבה למכתב שלך בשורה הראשונה. לכו ישר לנקודה. "בבקשה לראות את החשבונית המצורפת שלנו # 2224 של $ 110.65 עבור המשלוח של מכשירים, של 2 יולי 2010", הוא קו ישיר פשוט וישיר. זה חייב להיות קצר.

שלב 5

להכריז על הדרישות שלך ואת התנאים. להיות ספציפי לדוגמה, תוכל לומר "בהתאם לתנאים וההגבלות המקובלים, יש לשלם את החשבונית תוך 30 יום מהתאריך שצוין למעלה".

שלב 6

זה כולל מידע נוסף על מה יקרה אם החשבונית לא שילם בזמן, אם זה מכתב ממוען החייב החייב. "אתה יכול לאבד את ההנחה שלך אם החשבונית לא משולמת תוך 30 יום, אנו ננקוט בצעדים אגרסיביים כדי לגבות את החוב, אם יש צורך."

שלב 7

זה כולל כמה אמצעים עבור הלקוח ליצור איתך קשר, אם יש לך שאלות על החשבונית. זה יכול להיות מספר טלפון, כתובת דוא"ל או שניהם. סיים את המכתב עם "בכבוד רב", יחד עם השם המלא שלך ואת שם החברה.

שלב 8

הוסף את המילה "קובץ מצורף" לסוף המכתב כדי ליידע את הנמען שלך כי הם צריכים למצוא דף נוסף יחד עם האות (החשבונית).

שלב 9

שמור על אותו פורמט לשלוח מכתב זה לספק. הסבר מדוע לא שילמת עבור התאריך (או כאשר אתה מתכנן לעשות זאת) ולבקש מידע נוסף במכתב, במידת הצורך. לדוגמה, "אנו נשמח לשלם את החשבון שלך ברגע שתספק לנו את המידע הבא ...". מידע זה עשוי לכלול אישור משלוח או רשימה מפורטת יותר של המוצרים והשירותים שסופקו.