כיצד ליצור מדריך הליך
תכנון
שלב 1
זהה את הקהל שהמדריך מציין. לדוגמה, זה יכול להיות המדריך POE עבור המחסן של החברה. הוא מזהה עבודה יומיומית במחלקת המחסן ומגביל את היקף המדריך לתפקיד המחסן בתוך החברה בכלל.
שלב 2
קבל קלט של אדם שיש לו עניין אישי SOPs, למשל, עובדים, מפקחים ויועצים בטיחות. גיוס מומחים בתחום יעזור לכם לכתוב את ההליכים המדויקים ביותר ולעזור כיצד המדריך מתקבל ומשמש בטווח הארוך. גישת צוות ליצירה של המדריך "מקדמת קבלה של POE על ידי משתמשים פוטנציאליים", אומרת הסוכנות להגנת הסביבה של ארה"ב "הנחיה להכנת נהלים תפעוליים סטנדרטיים".
שלב 3
ארגן נהלים במדריך באופן המתאים ביותר לקהל ולחומר. לדוגמת המחסן, בנוסף לתוכן העניינים והנספחים, חלקים של המדריך עשויים לכלול בטיחות, הדרכה, משלוח, קבלה וטיפול בציוד.
שלב 4
לעצב את הפרוצדורות בכל קטע של המדריך, כך שהם קל לקריאה וללכת. כמה נהלים ניתן לכסות בקלות בכמה צעדים, בעוד שאחרים דורשים צעדים נוספים ותרשימי זרימה. "נהלי הפעלה סטנדרטיים: כתיבת הנחיות" מאוניברסיטת פנסילבניה נותן דוגמאות של מתי להשתמש צעדים פשוטים צעדים היררכיים לעומת גרפים. (ראה משאבים).
כתוב את ה - SOPs
שלב 1
כתוב הצהרת מטרה עבור כל הליך, בבירור המציין מי עושה את העבודה, מתי, איפה ולמה. רשום את הסיכונים שעלולים, למשל, לגרום נזק לציוד או לפציעה גופנית. ערכו רשימה של תקנות ממשלתיות או תקני התעשייה שיש לטפל בהם.
שלב 2
כתוב את השלבים של ההליכים הכרונולוגיים בפורמט ברור ותמציתי. השתמש פעלים פעילים כדי להתחיל כל צעד. לכלול פרטים מספיק כדי חניך חדש או מישהו עם ניסיון עבודה מוגבל יכול להשלים את העבודה בהצלחה ובבטחה ללא פיקוח.
שלב 3
זהה כל ציוד מיוחד, כישורים או מסמכים נוספים הדרושים לביצוע העבודה. לדוגמה, אם עבודה דורשת מעובד ללבוש קסדה, יש אישור מלגזה ולהשתמש ברשימת בקרת מלאי, המצב נמצא בהליך. כלול דוגמאות לטפסים או רשימות פעולות בהליך או בנספח של המדריך.
מעקב
שלב 1
בדוק את הנהלים לפני פרסום המדריך, מציע טקסס A & M קולג 'להנדסה של "מדריך כתיבה לנהלים תפעוליים סטנדרטיים." שאל מומחה בתחום כדי לסקור את הנהלים הללו במדויק ואת החניך כדי לוודא כי אין מחסור של מידע, להפוך את אלה שאינם עוברים את המבחן לחזור ללמוד את ההליכים.
שלב 2
רכבת עובדים על אופן השימוש במדריך POE. מסביר את העיצוב של המדריך וכיצד למצוא את המידע בכל עת. בקש מהעובדים לקבל בעלות על שינויים בהליכים ידניים ולדווח על שינויים בעת התרחשותם.
שלב 3
יצירת מערכת בקרת מסמכים. כאשר הליך נבדק, הוא מתעדת את תאריכי הביקורת ופרטים על מנת להבטיח כי תיעוד היסטורי נמצא במקום עבור כל הליך. ודא כי עותקים של מדריכים זמינים באזורים שבהם מבוצעים הליכים, מייעצת "תקן הפעלה נהלי כתיבה מדריך" מאוניברסיטת דיוק.
שלב 4
בדוק את יעילות ההליכים לאחר פרק זמן. אם, לדוגמה, ציוד, תהליכים או תקנות ממשלתיות משתנות, עדכן את תוכן המדריך כדי לשקף את המידע החדש. להקשיב הערות על השימוש בו ולשלב שיפורים.
